PRIVACYVERKLARING

In de deze privacyverklaring maak ik duidelijk wat voor persoonlijke gegevens ik over je verwerk, waarom ik dat doe, waar het vandaan komt, wie erbij betrokken is en welke rechten je hebt. Omdat ik zowel in persoon met mensen werk (tijdens het geven van sessies) als op de digitale weg actief ben, heb ik dit opgesplitst in de delen: Jouw privacy bij sessies én jouw digitale privacy. Je hebt uiteraard altijd de mogelijkheid om al jouw, bij mij bekende persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Als je dat wilt kun je me mailen op info@moniquecoppens.nl.

Jouw privacy bij persoonlijke begeleiding

Voor een goede persoonlijke begeleiding is het noodzakelijk dat ik een cliëntdossier aanleg. Dit dossier bevat de ingevulde vragenlijst (voor- en achternaam, adres, e-mail, telefoonnummer, geboortedatum, vragen over jouw welzijn en wensen) en aantekeningen over de uitgevoerde sessies en mogelijke vervolgsessies.
Ik waarborg jouw privacy, dit betekent onder meer dat ik:
• zorgvuldig omga met jouw persoonlijke gegevens
• er voor zorg dat onbevoegden geen toegang hebben tot jouw gegevens.

Ik heb als enige toegang tot de gegevens in het cliëntdossier en ik houd me aan een geheimhoudingsplicht. Ik werk met een digitaal cliëntdossier. Zowel mijn pc als het document waarin je gegevens staan is beveiligd door een wachtwoord. Ik maak regelmatig een back-up van mijn cliëntbestanden. Doordat ik regelmatig de laatste versie update van mijn software installeer, zorg ik er voor dat mijn software optimaal beveiligd is.

Ik werk met een schrijfboekje waarin ik meeschrijf tijdens de sessie. De aantekeningen zijn niet tot een persoon te herleiden. Ik noem: voornaam en datum.

De gegevens uit het dossier kunnen ook nog voor de volgende doelen gebruikt worden:
• Geanonimiseerd gebruik tijdens intervisie en supervisie.
• Persoonsgegevens voor de financiële administratie, zodat ik een factuur kan opstellen.

Skype & evaer
Als je dat wil, dan kunnen we persoonlijke begeleidingsgesprekken via Skype voeren. Het voordeel hiervan is dat ik een opname kan maken met het programma Evaer, zodat ik je deze terug kan sturen. Je kan zelf het gesprek nog een keer naluisteren. Ik bewaar deze video’s bij je dossier op mijn pc in een map met wachtwoord. Ik kan niet waarborgen wat Skype met de gegevens doet.

Als ik vanwege een andere reden gebruik wil maken van jouw gegevens, dan zal ik je eerst informeren en expliciet jouw toestemming vragen. Deze gegevens in het cliëntendossier blijven 7 jaar bewaard.

Jouw digitale privacy

Maillijst via Mailchimp
Ik ben heel blij met mijn maillijst en ik zal je daarom ook niet gaan spammen. De maillijst geef of verkoop ik niet aan derden. Ik vraag je naam en je mailadres. De maillijst gebruik ik voor de nieuwsbrief met blogs of vlogs, praktijkvoorbeelden, eigen ervaringen, uitnodigingen voor evenementen en aanbiedingen van producten. Je kunt op de maillijst terecht komen via mijn website, je vult je gegevens in en je bevestigt dit via een double opt-in. Wanneer je een sessie of een event bij mij volgt, voeg ik je, na mondelinge toestemming, toe aan de maillijst. In iedere nieuwsbrief vind je onderin de mail een mogelijkheid om je uit te schrijven of je gegevens aan te passen.

Online cursussen
Voor mijn online cursusprogramma’s maak ik gebruik van webpagina’s die met een wachtwoord beveiligd zijn. Voor de feedback en onderlinge communicatie is er ook een besloten facebookgroep. Dit betekent dat alleen mensen die in de groep zitten kunnen zien wat je deelt. Het is wel zo dat deze gegevens onder de privacyregeling van facebook vallen.

Calendly (digitale agenda)
Voor het maken van een individuele sessie vraag ik je naam, emailadres, adresgegevens en eventueel je skypenaam. Ik gebruik deze gegevens voor het maken van een factuur en het versturen van het intake vragenlijst.
Voor het maken van een belafspraak vraag ik ook om je naam, mailadres, telefoonnummers en skypenaam. Ik gebruik je telefoonnummer om je te bellen op het afgesproken tijdstip en je mailadres om een verslagje van het gevoerde gesprek te versturen. De gegevens in Calendly bewaar ik tot en met de datum van de afspraak, daarna worden deze verwijderd.

Producten
Mijn online producten koop je via de webshop die draait via het betaalsysteem van Mollie en de WOO commerce plugin. Je naam, mailadres en adresgegevens worden op dat platform geregistreerd. Ik gebruik deze gegevens voor het maken van een factuur. Via de bevestigingsmail ontvang je je producten.

Cookies
Op mijn website maak ik gebruik van analytische cookies, via Google Analytics. Door middel van deze cookies krijg ik inzicht in het gebruik van mij website. Met deze data kan ik de website optimaliseren, waardoor de gebruikerservaring voor de bezoekers verbeterd kan worden. De privacy van de bezoeker blijft met deze analytische cookies gewaarborgd. De gegevens van mijn website die ik via Google Analytics verzamel, worden 14 maanden behouden.

Communicatie via de digitale snelweg
Je kunt met mij communiceren op verschillende wijzen: via de website, mail, sms, WhatsApp, Facebook en Facebook Messenger en andere sociale media. Ik verwerk deze gegevens slechts voor de communicatie met jou, om je te informeren over diensten en producten, diensten te kunnen leveren, je mogelijke inschrijving te verwerken en/of het maken van een factuur.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle door Monique Coppens geleverde diensten en producten.